遵守公共档案要求的程序

为了便于及时访问公共记录，并确保遵守俄亥俄州公共记录法案(俄亥俄州修订代码149.43)，所有负责向公众提供大学记录的员工都应遵守大学的记录政策。

一、提出请求

为了便于及时回复，媒体成员和任何其他寻求记录的公众成员应向记录合规办公室提交请求，地址是俄亥俄州阿克伦市布赫特尔公共区302号布赫特尔大厅63号，44325-4706

虽然提出请求不需要使用特定的语言，但请求人至少必须以足够清晰和具体的方式确定所请求的记录，以便公共办公室识别、检索和审查这些记录。如果记录不存在，大学可以拒绝创建包含请求信息的记录，也可以拒绝查找和检索包含请求者可能感兴趣的特定信息的记录。

您可以亲自、电话或书面(包括电子邮件)提出要求。大学不得通过要求披露请求人的身份或所请求的公共记录的预期用途来限制公共记录的可用性。如果这有助于回应或增强大学识别、定位或交付请求者所寻求的公共记录的能力，大学可以询问请求者的身份和/或所请求信息的预期用途。然而，只有在向请求者披露书面请求不是强制性的，并且请求者可以拒绝透露他或她的身份或提供有关所请求信息的预期用途的信息后，大学才可以这样做。

2协助处理请求

如果申请人提出的要求含糊不清或过于宽泛，或在提出要求时遇到困难，大学无法合理地确定所请求的公共记录，大学将为申请人提供修改请求的机会。在此过程中，大学应通过告知申请人办公室保存记录的方式来协助申请人。

如果一项要求不被视为“常规”，例如要求提供大量副本或要求进行广泛的研究或审查，大学办公室应在切实可行的情况下作出后续回应，表明已收到该要求，并将在合理时间内迅速提供相关记录以供查阅或复制。大学不得限制单个个人可以提出的公共记录请求的数量，也不得限制在固定时间内提供的公共记录的数量。

当有人要求查阅人事档案时，大学办公室会在切实可行的范围内，通知雇员他或她的记录已被要求查阅，如果知道提出要求的人的姓名。

3提供记录及支付记录费用

除法定假日外，公众档案可于正常办公时间查阅。大学会在申请人提出要求后的合理时间内，提供有关档案的副本。记录不能随时供查阅或复印。事实上，在检查或复制之前，必须对记录进行审查，并删除非公开信息。向请求方提供记录的时间长短，除其他外，取决于请求记录的数量、记录的位置、记录存储的媒介、法律审查的需要以及编校信息的需要。档案服务主任根据R.C.§149.33(b)担任大学记录官员，并负责制定有效和经济的记录保留，处置和销毁大学记录的计划

大学可能要求预付与制作副本相关的费用，包括复制和邮寄费用。大学只收取制作纪录副本的实际费用。

IV.拒绝记录或记录中包含的信息

在提供公共记录供查阅或复制时，大学应将任何修订通知请求人，或使修订内容清晰可见。只要适用法律授权，编校(即删除信息)是允许的。例如，在文件发布之前，社会安全号码将从文件中删除。此外，大多数学生教育记录和包含知识产权或商业秘密的记录是不被公开的。

如果一项记录最终被部分或全部拒绝，大学应向申请人提供一份解释，包括法律依据，说明为什么没有提供记录。初次请求以书面形式提出的，还应当书面说明。在全部或部分拒绝任何请求之前，应咨询总法律顾问办公室有关任何适用的法律权威。

五、联系法律总顾问办公室

如果申请人在发出请求的10个工作日内没有收到大学的通知，鼓励他们联系法律总顾问办公室，电话是330-972-7830。

发布:09/28/07