目的

采购卡程序建立了作为校园的服务部门。

这个程序允许部门方便大学采购卡购买某些商品成本不到1500美元。

得益于大学PCard因为我们的采购流程的使用促进了小美元的位置和支付订单更有效和具有成本效益的方式。

我们建议采购卡应该用于尽可能多的购买小。

谨慎

虽然我们鼓励其使用,部门必须遵循本手册中列出的既定规则和程序。

所有的持卡人将为自己的行为负责。

采购卡程序不能用于避免或绕过适当采购过程或招标要求。

采购卡程序旨在并肩工作与现有的采购程序,让持卡人需要小美元及时购买和以最小的文书工作。

物品购买使用PCard需要运送到一个特定的地址,应该只被发送到地址在大学校园内。

安全

持卡人PCard的安全性负责。

卡应处理相同级别的护理作为持卡人使用他或她自己的个人信用卡。卡是被存储在一个安全的位置。

PCard帐号应该保护。小心谨慎,对账户信息的请求。

PCard帐号不应该放在一个电子邮件。最多只使用过去的四(4)数字。

如果你不确定的任何请求关于PCard,与采购部门联系问题或担忧。

申请过程

首先,请求者必须通过电子邮件采购卡程序Pcard@www.jamsic.com

他们应该仿效他们的上级请求有卡和状态的目的使用信用卡(旅行、办公用品、设备)

请求者将给予银行网站的访问代码来完成一个在线应用程序。

一旦应用程序已提交,世行将创建新帐户和发送P-Card采购办公室。

需要培训

一旦P-Card收到采购部门的,持卡人时会通知完成在线培训教程,在Brightspace,并设置一个时间拿起卡片。完成Brightspace培训是必需的,为了获得你的P-Card。

捡起你的牌时,P-Card协调员将审查的程序使用信用卡。

持卡人将被要求签署一份“采购卡协议”,在您同意使用采购卡仅供大学购买,将符合所有要求的部门。

卡分配的用户使用

购买与你大学相关采购卡是一个简单的过程。卡是允许购买通过电话、互联网、邮件或人。

使用你的采购卡时遵循这些指导方针:

• 首先,确认购买在你的每月和每笔交易范围之内。
• 确认要购买的项目是不受限制的条目的列表。
• 通知供应商的采购代表阿克伦大学的国家机构和国家免除销售税betway苹果
• 接下来,提供供应商P-Card信息,让他们来处理你的事务。
• 如果你的交易是在可接受的事务和信贷限制,而不受限制的供应商,你的事务将会完成。
  • 如果帐户持有人有一个问题应当办理的事务,请联系P-Card程序管理员。
• 最后,您将需要获得一个分项从供应商收到您的事务。
  • 如果购买是通过互联网,电话或邮件,打印什么信息你有艾滋病在购买记录。也从供应商在交付或请求一个收据当你拿起物品。
• 请注意你必须扫描收据和任何文档支持事务。然后把PDF扫描使用支付处理的事务的网站。
• 授予相关支出的部门或持卡人需要电子连接所有分项收入和支付处理网站中的其他任何支持文档。
• 跟进支付处理网站上查看你的购买7日内交易。你可以访问这个网站(https://payment2.works.com/works/)

卡使用由另一个员工

你应该允许另一所大学员工使用你的卡,你是负责确保使用卡的个人意识到适当的使用信用卡。

此外,借款人必须返回卡,连同必要的采购文档,后立即购买。

你应该注意供应商可能问题不同人签字卡,并可能拒绝出售。

部门卡

部门P-Cards卡没有在任何一个大学工作人员的名字,而是P-Card是相关部门持有的名片。

部门P-Cards是最有效的使用与ESM和其他在线购买。卡可以使用几个人的部门,部门主管的许可,使用信用卡。

部门P-Card也可以用来去当地的商店,甚至旅行,然而,任何供应商有权拒绝接受卡给它没有一个特定的人的名字卡片。部门P-Card授权使用部门提供卡,应该减少任何机会通过供应商卡片将被拒绝,不过,建议任何人使用部门卡的办公室外,应该有一个备用费用来源。

部门程序卡

• 有一个指定的部门代表负责处理部门卡,保持记录的使用信用卡,然后协调卡交易发生时。

使用部门P-Cards如下具体规定:

• 每个部门使用P-Card部门卡将指定联络员负责处理P-Card检查过程和事务由P-Card和解。

• 检查形式表示的目的使用P-Card将完成的人想要使用部门P-Card。

• 联络之前会检查账户P-Card检查来确定可用资金。如果需要任何更改卡限制联系采购卡管理员做出任何调整。

• 检查形式进行了综述,以确保在UA的政策允许的费用购买

• 如果需要,将提供一种免税。

• 如果需要,将提供P-Card授权形式。

• 使用部门P-Card的人将与一组“注销”P-Card返回日期,使用部门使用Visa卡和协议的形式。

• 卡片将指定返回的日期和分项收入需要。

• 检查一次卡回去,立即购买将由部门联络协调。

• 美国银行(Bank of America)“工作”将由指定的定期监测P-Card联络交易发生。

• 如果P-Cards不返回的日期表示,电子邮件将发送提醒通知返回文档的卡片使用。

• 任何滥用P-Card政策和程序,将标记违反和部门主管通知确定任何滥用的后果。

允许的旅行和娱乐支出

1. 酒店和汽车请注意有大学合同使用酒店和租车。旅行和形式可从采购部门的信息。你也可以访问这些形式在部门网站旅行。

2. 每日每日规定的限制:
   • 2.1.1。大学旅游政策##3359-31-05
   • 2.1.2。业务相关的费用政策## 3359-31-06
   • 2.1.3。手册的,请参见参考资料部分的链接这两个政策。

• 请记住,等项目
  • 酒店客房的电影
  • 个人酒店电话
  • 酒精,
  • 延长保持部分旅行等不授权购买,应该起诉个人信用卡。

3. 旅游和酒店费用
   • 收据必须分项吃饭。
   • 还包括一个与会者列表以及这顿饭的商业目的。
   • 常规部门午餐或函数的性质。不允许
   • 请参考大学的指导旅游政策批准的费用。
4. 娱乐和可自由支配的开支,指大学规则# 3359-31-06图表的许可费用。
   • 为了您的方便,我们提供了指导解释规则# 3359-31-06。手册的,请参考参考资料部分的链接文档。
   • 此外,类似于以下采购项目可能被认为是一个合适的使用公共资金:
   • 例子包括,个人物品、咖啡壶、咖啡服务,微波炉,瓶装水,花,办公室艺术品,奖项,礼券,奖杯,斑块,等等,除非能证明这种产品进行官方大学业务是必要的。
   • 异常和批准这些物品必须事先获得控制器的办公室。

采购百货

时购买一些日常用品,我们鼓励使用PCard大学与供应商可能通过合同下ESM的程序。这个程序提供了一个成本节约使用在线订购合同供应商目录。

部门应继续购买基本的办公室物品如纸、铅笔、钢笔、等,通过中央存储这些物品定价有竞争力和提供便利的校园。

限制使用

受限制的供应商

供应商被分配一个商人类别代码,或者MCC,基于他们的运作的业务类型。

使用这些分类,P-Card限制使用某些类型的供应商。如果PCard提出支付这些供应商,授权将被拒绝。

然而,如果一个事务内指导方针是拒绝,请立即称该项目协调员讨论购买。

还要注意,许多供应商操作在可接受的MCC的可能会出售一些物品使用P-Card限制购买。

这里的信息是,即使一个批准供应商出售它并不总是意味着持卡人将能够购买它。请参考限制和禁止的项目主题的完整清单限制物品。

如果你相信你的部门有一个独特的采购需要无法满足这些限制,购买前请联系项目协调人,作为例外,可能批准。

通过控股公司

的另一个限制使用P-Card叫做成金字塔形状,这是使用多个卡交易购买,否则超过你的采购卡每笔交易的限制。

通过控股公司是不允许的。

对于这个讨论,重要的条款交易,交易限制,可用信贷。

为了说明这一点,下面是两个描述和成金字塔形状的例子:

首先,是通过控股公司指控,使用的是哪一个多个事务规避每笔交易的限制。

例如,有人以1500美元每笔交易限制了购买1900美元的请求供应商过程一个事务为400美元,1500美元,另一个事务绕过1500美元交易的限制。

注意成金字塔形状的做法被认为是在玩一个事务是否好几项或一项。

其次,通过控股公司订单:是使用多个分期付款绕过一个交易限制。更具体地说,通过控股公司订单是3的序列的行为:

1. 首先,购买项目(s)超过你的交易限制,
2. 第二,传播单独支付项目(s)的数量在每个事务允许限制下,
3. 在一个时间间隔。UA的间隔7天。

例如,假设一个部门有一个每月9000美元的信用额度。如果通过一个5000美元收购在每月的最后一天,然后额外的5000美元购买下个月的第二天,我们有效地传播一个10000美元的交易在两个计费周期,在< 7天。

这是一个例子,通过控股公司订单,是不允许的。

* * * *限制/禁止采购卡购买和活动

请与采购联系寻求帮助如果你有需要可能不遵守这个程序。

某些商品的“限制与禁止物品清单”可能在ESM购买在线订购系统,向大学采购卡。

访问美国采购网站关于ESM在线订购系统的更多信息,包括当前的通过系统可用的项目列表。

广告	法律通知,招聘广告,互联网,出版物。 大学通信&营销必须联系。
酒精饮料	除了允许根据允许的娱乐和其他可自由支配的支出图表。
电器	空调、热水器、冰箱、炉灶、烤箱、洗衣机,烘干机,微波炉、咖啡壶、烤面包机等。
现金垫款
计算机、电子通讯设备	笔记本电脑、平板电脑、个人电脑、ipad、手机、双向无线电、通信装备,打印机,复印机,传真等。 在线大学计算机商店必须咨询购买计算机系统,设备,和软件。
药物
复印机、打印机	接触打印服务
家具	所有的家具——联系买家大学合同
汽油和燃料	大学舰队燃料卡,可以通过采购部门和免除燃料和汽油税收。
枪支、武器、弹药或其他爆炸装置
危险化学品	危险化学品被定义为任何化学标签上的以下信息: 易爆、易燃、氧化剂、腐蚀性或有毒和易燃性、健康或反应性设计因素上面 (1)(请参见下面的危险化学品购买特别指出) (2)豁免可能授予特定用户和部门
保险	租车、旅游等,购买任何额外的保险。
跨部门购买	电脑商店,DocuZip等等。
租赁	复印机、车辆停车空间、存储空间、打印机、设备等。
印刷	校外印刷材料,要求部门和大学通信&营销之前批准
购买超过你的每笔交易的限制
通过控股公司/分裂事务	任何形式的上面所描述的那样,或任何其他试图使一个事务以外的参数你采购卡。 通过控股公司内是不允许采购卡程序
生物危险或放射性物质,实验室化学物质	参见上面的危险化学品。
租金(车辆通过大学合同除外)	包括但不限于工具、帐篷、财产、存储设备、大厅等与采购部门联系。如果你需要一个例外。
安全系统	包括但不限于音频视频,警报。
服务	包括但不限于:建设、专业、个人、性能、讲座、校园修理任何设备财产(会收取维修采购卡如果修复完成校外属性)。
校园服务——餐饮	接触的就餐服务
软件	接触计算机存储更多信息。
电话、手机、寻呼机设备和物资	这种类型的设备必须通过电信部购买。有现有的合同。此外,购买设备必须兼容UA网络。
墨粉,打印机墨水	接触大学打印服务
汽车的购买	大学现有更好的定价,合同与采购部门联系

实验室危险化学品和生物有害放射性物质或化学物质

危险化学品和生物有害/放射性物质,如限制条目列表中定义,限制购买P-Card;

根据标准,环境&职业健康和安全的部门,或者EOHS,使得最后决定如果化学或材料被认为是危险的,因此排除在计划采购卡。

请注意,EOHS需要任何的通知允许化学品使用P-Card购买。

强烈建议您咨询EOHS或P-Card项目协调人之前采购化学品与P-Card;

重要的是要理解,采购限制化学物质,或未能报告购买化学品EOHS,可能导致立即暂停你的采购卡

记录保留

记录保留责任

根据国税局法规和管理预算办公室通知,所有的采购都必须正确记录。

具体地说,交易必须支持的原始的,中,收据。

互联网购买需要一份订单,列所有成本。

如果文件不可用,一个解释必须记录和支付处理网站上提交。

解释支持事务必须解释条款的商业目的,将明确外部查看器。

持卡人负责维护文档符合大学的记录保留政策。持卡人必须保持纸和/或电子收据本财年和2年前。

记录保留要求拨款

每格兰特联邦法规,交易购买使用奖助金经费需要更长的记录保存期。

记录相关拨款赞助项目的保存期“主动+ 10年”。

“活跃”意味着所有文档相关的赞助项目,还没有结束,和最终的财务报告没有被提起。

由于这个原因,所有收入和记录有关拨款购买必须扫描和支付处理的交易网站。

维护采购卡

和解的采购卡

交易银行会通过电子邮件通知您,等待审核。

指令完成和解位于采购卡网站。//www.jamsic.com/purchasing/facultystaff/procurement-card.dot

一般来说,和解的步骤是:

1. 登录,
2. 检查任何交易很方便,
3. 改变speedytype数量如有必要,
4. 选择4位——支出账户代码,
5. 分离电荷如果必要,超过一个帐户,
6. 添加事务记录的业务购买的原因。如果不是持卡人,文档谁购买,
7. 如果有必要,争端事务。

我们强烈建议你检查所有事务5个日历天内事务的P-Card网站发布。

确保你可以有时间账户更改生效,必须审查所有事务,批准,任何更改,后7个日历天内事务已经发布。

请注意,Speedtype更改支付处理网站后7天审核日期将不更新仁科的部门预算报告。请联系控制器的办公室在此日期后进行更改。

改变卡限制和参数

变更请求必须通过电子邮件Pcard@www.jamsic.com,复制持卡人的主管或审批人。

卡丢失或被盗

采购卡大学的财产。它应该是安全的就像保护你的个人信用卡。

如果信用卡丢失或被盗,持卡人应立即通知美国银行(Bank of America) 888.449.2273课程的参考资料一节中提供的联系也采购部门在ext。7340。

收到你的电话,进一步利用采购卡将被阻塞。

还通过电子邮件发送书面确认信用卡损失的采购,通过Pcard@www.jamsic.com,尽快限制大学和部门的责任。

在这种情况下可以减少大学迅速的行动和你部门的责任欺诈指控。

取消卡

采购卡时必须返回项目协调人cardholding员工大学分离。

销售税

betway苹果阿克伦大学的组织是一个免税。

我们的免税地位意味着大学不受许多联邦税收和总是免除的俄亥俄州销售税。

为了您的方便,大学税收ID号,34 - 6002924,P-Card打印。

持卡人负责提醒供应商我们的免税地位。确保俄亥俄州销售税不是添加到发票。

如果需要,大学的免税证书的副本可能从采购部门获得。

此外,阿克伦大学被授予一个国betway苹果家销售免税在其他几个州。检查部门网站的这些国家的列表。一定要检查这个链接如果让酒店住宿在另一个国家。//www.jamsic.com/purchasing/facultystaff/other-state-tax-exemptions.dot

如果无意中收取销售税采购卡,它是持卡人的责任联系供应商,让他们出具信用的税额。

如果您有任何问题关于是否应该支付销售税,请联系采购部门在ext。7340。

主管的职责

是主管的责任批准所有指控的采购卡。

指控是电子批准,通过支付处理网站。(https://payment2.works.com/works/)。

审计/检查

所有采购卡是随机经审计的大学内部审计师或外部审计师。

采购部门进行随机检查P-Cards。

采购部门使用utomated监控系统生成每月的使用报告。

采购部门提供报告给控制器的办公室每月两次的使用和审查。

然后上传到仁科预算数据。

程序不当采购卡使用,记录维护或和解

下面的列表提供的违规行为的例子采购卡政策&程序:

• 购买禁止
• 每个事务超过限制通过分割购买。
• 不当记录。
• 评论失败网上采购卡交易。
• 主管未能批准采购卡交易。
• 过度州销售税适用于采购卡交易。

采购卡用户(卡用户)同意接受责任的保护和正确使用本手册中所述的卡片。卡用户同意卡可能只用于授权大学商业和这样的使用应当符合所有大学的规则和策略,包括规则3359-31-05(旅游代表大学)和规则3359-31-06(业务相关费用),在本手册中。卡用户同意,没有个人费用将被卡每部门卡使用&卡用户同意协议,不得用于购买限制物品如上述所述规则或在本手册。卡用户理解和同意,不当、欺诈或任何未经授权使用的信用卡是一种严重的违反,并可能导致纪律处分,包括终止雇佣。卡用户同意允许大学收集任何欠款不当购买即使不再工作的大学。大学卡用户同意授权采取一切法律措施是必要的收集相当于总不当,欺诈或未经授权的购买。大学有权终止信用卡用户正确使用信用卡在任何时间,以任何理由,卡用户同意交出卡立即要求滥用信用卡。

同样,卡审批人员必须确保所有的规则和策略,包括那些规则中概述3359-31-05(旅游代表大学)3359-31-06(业务相关费用)和规则。卡审批人员没有遵循正确的程序,概述了在上述规则或P-Card手动将受到纪律处分,包括终止雇佣

手册中引用链接:

• 美国银行,请求帐户:http://www.bankofamerica.com/accountrequest
• 支付处理网站:https://payment2.works.com/works/
• UA旅游和信息形式://www.jamsic.com/purchasing/facultystaff/travel-information--forms.dot
• UA采购部门://www.jamsic.com/purchasing/
• UA旅游政策# 3359-31-05://www.jamsic.com/ogc/universityrules/pdf/31 - 05. - pdf
• UA业务相关费用# 3359-31-06://www.jamsic.com/ogc/universityrules/pdf/31 - 06. - pdf
• UA控制器的办公室:www.jamsic.com/controller/
• UA ESM计划://www.jamsic.com/purchasing/facultystaff/office-supplies.dot
• 指令完成和解://www.jamsic.com/purchasing/facultystaff/procurement-card.dot
• 采购卡管理电子邮件:PCard@www.jamsic.com
• 为丢失或被盗卡联系:
• 美国银行(Bank of America) 888.449.2273
• 采购部门x7340
• PCard@www.jamsic.com
• 国家豁免名单://www.jamsic.com/purchasing/facultystaff/other-state-tax-exemptions.dot
• 采购卡政策和程序手册://www.jamsic.com/purchasing/facultystaff/procurement-card.dot
• 采购部门://www.jamsic.com/purchasing/

政策和程序手册采购卡。

有时候,错误发生,你意识到你需要偿还大学使用Pcard一个特定的事务。

• 请完成以下部门存款的形式
  • 部门存款形式
• 提交表单的出纳办公室报销和付款事务。
• 扫描和上传一份存款形式和数量给你收据由出纳部报销工作文档

额外的信息关于部门存款:

存款可以提交每日在西蒙斯大厅106房间储存库或隔夜存款位于大堂西蒙斯的前门大厅。一旦你的存款被处理,将寄给你一张收据校园邮件或电子邮件。请指定你的存款,如果你更愿意通过电子邮件收到你的收据。

部门的存款,包括检查将在48小时内沉积时间的收据。

检查应支付给“阿克伦大学的”betway苹果

阿克伦大学-礼品卡政策/程序

摘要目的:

提供政策和程序购买,分配,跟踪和占礼品卡和礼券。

政策声明:

购买礼品卡被允许提供所需的费用是合理的和大学的使命。礼品卡,无论价值,被视为现金等价物国税局和税务报告。部门采购和分发礼品卡负责遵守国税局法规和大学的政策。

定义:

这一政策的目的,“礼品卡”被定义为是一种储值或类似乐器发出代替现金或支票,包括,但不限于一个礼券。作为现金工具,礼品卡是由税收规则和内部控制需求。

当礼品卡可以购买:

个体价值的礼品卡不得超过100.00美元卡。礼品卡大于100.00美元必须事先获得批准从控制器的办公室。

礼品卡可以购买/以下个人或情况下:

一。活动志愿者

b。赞助的项目参与者

c。拓展参与者

d。门奖/比赛的赢家

e。调查参与者礼品卡发给学生为紧急情况下只能购买和分布式的ZipAssist办公室。

礼品卡发给学生为紧急情况下只能购买和分布式的ZipAssist办公室。

---

资助项目:

使用礼品卡赞助项目参与者

。使用礼品卡作为外部资助的赞助项目的激励或奖励参与者必须拨款提案中描述。如果礼品卡不拨款提案中描述,购买礼品卡赞助项目需要事先书面批准赞助商。如果没有获得事先批准,授予的礼品卡购买是不允许的。此外,当进行人体研究的协议必须提交和批准的机构审查委员会和知情同意的参与者必须寻求和记录。

b。使用礼品卡奖励部门研究并不是由外部实体描述的应该是一个描述性的叙述,协议或出版物。的文档必须指定礼品卡作为奖励将在适当的购买金额从指定供应商或供应商。在进行人体试验研究时,本文必须提交和批准的机构审查委员会和知情同意的参与者必须寻求并记录。

当礼品卡不得购买:

礼品卡不得购买大学专门确定积极的员工,学生(本科生和研究生和博士后研究协会),研究人员或顾问受雇于大学。例如,一个部门可能不会购买礼品卡/证书就业员工为实现特定的里程碑。

•礼品卡为毕业学生可能不会购买作为礼物。

•礼品卡不得购买节日奖金或其他礼物给员工或学生。

•礼品卡不得支付购买商品和/或服务的供应商和顾问。

---

购买礼品卡:

礼品卡可以通过邮政卡购买办公室。

礼品卡可以购买报价通过采购订单流程。

礼品卡可以购买大学P-Card预先批准的采购部门。

税收的影响:

如果礼品卡的总和值和赔偿服务所收取超过600美元在任何日历年度非雇员,1099 - misc将发行一种形式。如果收礼人是美国公民,他/她将被要求完成一个W-9形式,和部门将完成W-9应付账款以及礼品卡的金额。如果礼品卡收件人是外国国家或非居民外国人,他/她将被要求完成一个W-8BEN形式,和部门将完成W-8BEN应付账款以及礼品卡的金额。

研究试验参与者:

部门必须通知所有研究参与者,他们收到任何礼品卡的价值研究参与是应纳税所得额。的部门必须保持记录所有报酬,包括礼品卡,提供给每一个研究参与者。如果数量超过600美元在一个日历年内任何个人、部门必须收集表单W-9从个人和报告这些信息系统应付账款形式1099办公室报告。研究参与者也大学雇员将会一样对待创业者提供满足下列条件:

a。员工的参与是自愿的,而不是员工的正式大学的职责的一部分;

b。员工的参与是员工自己的时间;

c。员工不执行任何服务而参与研究,将执行过程中员工的职责:普通大学

d。员工不接受额外的好处相比其他参与者。如果这些条件不满足,任何支付员工须报工资办公室这些付款将被包含在员工的报税表和适用的税收将会保留。

跟踪

。礼品卡的活动应由部门,以便记录卡片的物理数量和价值的托管人的占有与礼品卡的平衡记录在一个日志,收到书,或相关文档的方法。

b。跟踪礼品卡的方法应记录以下信息:

我。收件人名称或在匿名的情况下的机密人类主体参与者,参与者ID号码

二世。日期分布

三世。主要研究者签名或部门主管授权支付

第四,支付的目的

诉礼品卡的序列号第六,第七的礼品卡。研究参与者的签名或首字母或收件人,如果可用

c。替代方法的记录为匿名和保密的调查为匿名调查和机密研究参与者,美国必须保持一个和解的卡片的数量等于调查或参与者的数量。这个批准的和解进程必须控制器的办公室。

d。替代方法邮寄和电子礼品卡的记录——邮寄和电子礼品卡,美国必须保持一个和解的卡片的数量等于调查或参与者的数量。这个批准的和解进程必须控制器的办公室。

地理分布:

个人分配的责任分配礼品卡也不应该被分配负责跟踪和协调礼品卡。

保管和安全礼品卡需要现金的安全级别一样。

审批和限制的目的和购买礼品卡外这一政策必须预先核准的首席财务官(CFO)或他/她被指派者由于礼品卡相当于现金,可以有所得税的影响。个体价值的礼品卡不得超过100.00美元卡。

邮政卡办公室邮政卡片将有效期不超过一年。