常见问题
问:什么是档案管理?
答:档案管理领域的管理负责创建的效率和系统的控制,收据,维护、使用和处置记录,包括获取和维护的流程和业务活动和信息交易的证据的形式记录(ISO 15489: 2001标准)。
问:谁负责档案管理在UA ?
答:档案和特殊的集合,每个董事会规则3359-11-11负责大学的记录管理程序。
问:我怎么转账记录档案和特别的收藏吗?
答:指的是记录转移指导方针和形式信息传输记录档案和特殊的集合。
问:我怎么点记录存储盒吗?
答:指的是记录转移指导方针订购信息记录存储盒。
问:我怎么知道我需要保留记录多久?
答:请参考记录保留时间Records Manager大学或接触330-972-8182或hkempseverence@www.jamsic.com寻求帮助。
问:我怎么知道我的记录应该被销毁或转移到大学档案永久保存?
答:这些记录中指定记录保留时间作为持续“审查行政历史价值和潜在转移机构档案”或一些变异的措辞可能需要转移到大学档案馆永久的保留和保护。附录A的馆藏发展政策还提供了指导。请联系档案大学svfleis@www.jamsic.com或330-972-6253Records Manager或大学hkempseverence@www.jamsic.com或330-972-8182进一步讨论这些记录或问题。
问:我如何安排训练?
答:Records Manager大学联系330-972-8182或hkempseverence@www.jamsic.com安排一次训练。其他培训资源,访问培训网页。
问:谁是我的地区的指定记录协调员吗?
答:Records Manager大学联系330-972-8182或hkempseverence@www.jamsic.com获得这些信息。
问:什么是历史?
答:“记录”包括任何文档、设备或物品,无论物理形式或特征,包括电子记录的1306.01节中定义的俄亥俄州修改后的代码,创建或收到或管辖的任何国家公职或其政治细分,提供文档组织、功能、政策、决定,程序,业务,或其他活动。(兽人149.011 (G))。
问:什么是一个永久的记录和档案记录的区别?
答:有些档案可能区分永久性的记录和档案,前者代表记录的手还在记录创造者之前转移档案。方言,“档案”常被用来指任何旧的文档集合或历史的兴趣,不管他们是如何组织;从这个意义上说,这个词的同义词是永久的记录。(美国的社会档案档案术语词典》)。
问:一个档案记录是如何被确定的?
答:确定档案记录记录保留时间或大学档案管理员通常咨询记录创造者。保留时间表指定一些记录档案或档案潜在的措辞“审查继续历史价值和潜在转移机构档案”或措辞的变化。这些记录可能是档案,可能需要转移到大学档案馆永久的保留和保护。请联系档案大学330-972-6253或svfleis@www.jamsic.com有问题或有记录。
问:什么是一个活动记录(也称为当前记录)?
答:记录,继续使用足够的频率来证明让他们在办公室创造被认为是积极的(美国的社会档案档案术语词典》)。
问:什么是一个非流动记录(也称为一个活动记录)?
答:记录中不再使用的日常业务,但保存和偶尔用于法律、历史、或操作的目的。或者他们可能被摧毁时的使用频率下降如此之低,他们已经失去了所有的价值或可能被转移到一个归档库永久保留(美国的社会档案档案术语词典》)。
问:什么是一个档案记录(也称为永久或历史记录)?
答:材料创建或收到的一个人,家庭,或组织,公共或私人,进行持久的保存他们的事务,因为价值包含在它们所包含的信息或造物主的职能和责任的证据。档案记录可能在任何格式,包括文字在纸上或在电子格式,照片,电影,视频,和/或录音。一般来说,记录和档案价值估计只占三到百分之五的一个组织的记录。(美国的社会档案档案术语词典》)
问:什么是一个临时记录(也称为一次性记录)?
答:短暂的值的记录后,立即可以毁灭或指定的时间段。
注意:
临时记录区别永久记录,必须保持下去。(美国的社会档案档案术语词典》)
问:什么是信息复制(也称为引用复制或个人复制)?
答:记录的副本分发给让收件人知道的内容,而不是引导接收者就此事采取任何行动。通常认为是non-records信息副本,只有短暂的价值。因为信息是记录的副本复制副本,一些保留时间表允许他们在任何时间擅自处置(美国的社会档案档案术语词典》)。
问:什么是non-record ?
答:non-record是任何文档、设备或物品,无论物理形式或特征,创造或收到不服务文档组织、功能、策略决策,程序,业务,或其他活动。Non-records可能包括,但不限于个人通信;非大学出版物;其实材料;垃圾邮件/垃圾邮件;产品目录;图书馆期刊、书籍、其他材料;教师和教师的论文(论文教员的财产,而不是大学,因此没有记录;但是,在某些情况下大学档案馆收集教师论文可能感兴趣。)
(记录保留在俄亥俄州公立院校:手动,俄亥俄州大学委员会2009年5月修订)
问:什么是生命周期?
答:记录的存在的不同的阶段,从创建到最终处置。
注意:
不同的模型识别不同阶段。所有的模型包括创建或收据、使用和处置。一些模型区分活跃的和不活跃的使用,和之间的破坏和档案保存。(美国的社会档案档案术语词典》)
问:什么是一个保留时间表(也称为处理时间表,记录时间,记录保留时间表,传输时间)?
答:文档标识和描述一个组织的记录,通常在系列级别,并提供说明处置记录在他们的生命周期(美国的社会档案档案术语词典》)。通过董事会规则3359-11-11阿克betway苹果伦大学的采用UA记录保留时间。这是唯一的安排使用的阿克伦大学确定记录的性格。betway苹果
问:什么是瞬态记录(也称为一个暂时的记录)?
答:瞬态或暂时的记录有一个非常短暂的行政、法律或财政价值和应以适当的方式处理一旦行政,法律或财政使用已经过期,提供没有法律。通常保留并不是一个固定的时间和事件驱动;也许很短的几个小时,可能只要数天或数周。瞬态/暂时的记录可能包括,但不限于:初步草稿(取代),备忘录(纸质或电子邮件)与调度事件,文件指定为取代或更新后的状态用户(而不是原始文档)副本,和路由滑落(记录保留在俄亥俄州公立院校:手动,俄亥俄州大学委员会2009年5月修订)。