记录保留时间
这所大学采用了UA记录保存计划作为记录保存和处理的准则俄亥俄大学理事会(IUC)记录保留手册作为一个模型。
日程表按记录系列分组，定义为“一组根据归档系统排列的相似记录，这些记录由于在同一活动中创建、接收或使用而相关。”(美国档案学家学会档案术语词典)．
保存时间表包括任何格式的记录，包括纸张、缩微胶片/胶片和电子记录。保留栏表示记录在最终处理前必须合法保留多长时间。
在进度表中用于保留期的缩写定义如下:
- 活动时
- ACT+# =活动+#年
- 无限期保留(即永久保留)
- LOB =建筑的寿命
- LOB+# =建筑寿命+#年
- SUP =直到被取代
- 3 Cycles =涉及电子备份文件的保存
请注意:
在时间表中的一些记录系列标题可能伴随着红色文本的注释，这是关于这些记录系列的重要指示。请特别注意“审查持续的行政和历史价值以及可能转移到机构档案”的注释或此措辞的任何变体。以这种方式识别的记录可能是档案，可能需要转移到大学档案馆永久保存和保留。如果你的部门有任何记录在时间表中以这种方式指定，他们不再活跃，请联系大学档案管理员和档案和特别收藏的负责人330-972-6253或svfleis@www.jamsic.com．