索取公共记录

betway苹果阿克伦大学是一所公共机构俄亥俄州的公共档案法因此俄亥俄州的法律适用于要求提供我们的公共记录。虽然俄亥俄州法律没有规定什么时候提供记录，但该法规要求我们在合理的时间内，以合理的特殊性提供现有记录的副本。

公共记录请求可以直接通过邮件、电子邮件、电话或在正常工作时间内亲自向大学的记录合规官斯科特·坎贝尔提出:

斯科特·m·坎贝尔
副法律总顾问兼记录合规官
布赫特尔大厅302号，雷克斯福德63套房
俄亥俄州阿克伦44325-4706
(330) 972 - 7226
smc4@www.jamsic.com

校董会指定了一名记录合规官，负责处理根据规定提出的公共记录请求大学规则3359-07.01.1．此人在法律总顾问办公室(Office of General Counsel)任职，负责收集符合公共记录请求所需的信息，审查文件以进行适当的修订，并将信息发布给请求方。该人员还协助批准电子记录的保留和销毁计划大学规则3359-11-11.1。

betway苹果阿克伦大学收养了大学规则3359-11-11.1，负责管理电子纪录的保存。在这样做的过程中，大学承认大学员工使用计算机创建和维护越来越多的记录。电子记录必须像传统记录一样进行管理，以保存机构历史，遵守公共记录请求和法院命令的发现，并遵守联邦和州法规。

保存记录

电子记录的维护和处理，由内容决定，是法定托管人的责任，必须符合大学制定的指导方针，也符合州和大学批准的记录保留和处理时间表。

有公共记录的办公室的部门负责人负责确保遵守本政策和俄亥俄州公共记录法。当一个员工离开一个部门或大学时，部门负责人负责指定一个新的保管人，并确保离职员工所拥有的任何公共记录都正确地转移到新的保管人。部门主管负责联系信息技术服务部门，安排在帐户计划删除之前将电子记录转移到新的托管人。

电子邮件策略

与工作有关的电子邮件是学校的一项记录，必须这样对待。每个电子邮件用户必须负责从与工作有关的信息中分类个人信息，并根据官方记录保留和处理计划保留大学记录。不符合公共记录定义的电子邮件，例如私人邮件或垃圾邮件，应该从系统中删除。

大学电子邮件服务器不打算长期保存记录。保留期限超过三(3)年的电子邮件信息和任何相关附件将以与纸质记录类似的方式打印和归档。值得注意的是，电子邮件信息应与附件保存在一起。电子邮件的打印副本必须包含以下标题信息:

(a)谁送的信。

(b)收到电文的人。

(c)通知日期和时间。

(d)电文主题。

当针对大学或其雇员的诉讼被提起或威胁提起时，法律规定大学有责任保存与该问题有关的所有文件和记录。一旦总法律顾问办公室意识到未决或可能发生的诉讼，就会向法律托管人发出诉讼暂停指令。诉讼保留指令推翻了任何可能要求转移、处置或销毁相关文件的记录保留计划，直到总法律顾问办公室批准保留为止。被法律总顾问办公室搁置诉讼的离职员工的电子邮件和电脑账户将由信息技术服务部门维护，直到搁置解除。

任何被法律总顾问办公室通知诉讼保留的员工，都不得更改或删除属于该保留范围内的电子记录。违反暂停的行为可能会使个人受到纪律处分，最高包括解雇，以及法院或执法机构的民事和/或刑事制裁的个人责任。

记录保留和销毁时间表的批准应根据大学规则3359-11-11发送给大学记录合规官员。

有关此信息或所引用的政策的问题应向总法律顾问办公室提出。