遵守公共记录请求的程序

为了促进迅速访问公共记录并确保遵守《俄亥俄州公共记录法》（俄亥俄州修订的法规149.43），所有负责使大学记录提供给公众记录的员工均应遵守大学的记录政策。

I.提出请求

为了促进及时的回应，媒体和任何其他公共寻求记录的成员应向记录合规办公室提交请求，Buchtel Hall 63，302 Buchtel Common，Akron，Akron，俄亥俄州44325-4706

尽管不需要特定的语言才能提出请求，但请求者至少必须以足够的清晰度和特异性确定所请求的记录，以允许公职​​识别，检索和查看记录。大学可能会拒绝创建一个记录，该记录包含如果记录尚未存在，或者寻找并检索包含请求者可能感兴趣的特定信息的记录。

请求可以亲自通过电话或书面形式提出（包括电子邮件）。大学可能不会通过披露请求者的身份或预期使用所请求的公共记录来调节公共记录的可用性。如果它促进了大学识别，定位或交付请求者寻求的公共记录的能力，则可以询问请求者的身份和/或预期使用所请求的信息。但是，只有在向请求者披露书面请求不是强制性的，请求者可能会拒绝透露其身份或提供有关请求信息的预期使用的信息，才能这样做。

ii。协助请求

如果请求者提出模棱两可或过于广泛的请求，或者很难提出请求，以使大学无法合理地确定要求的公共记录，则大学将为请求者提供修改请求的机会。这样一来，大学应通过告知请求者办公室保留其记录的方式来协助请求者。

如果请求不被视为“例行程序”，例如寻求大量副本或需要大量研究或审查的请求，则应在可行的情况下进行跟进，并进行回复，表明它是收到请求的并且该响应记录将在合理的时间内立即提供检查或副本。大学可能不会限制单个人可以提出的公共记录要求的数量，也不会限制在固定时间内将提供的公共记录数量。

当提出公共记录请求检查人事档案时，大学办公室将在可行的范围内通知员工，并要求其记录已被要求，如果知道的话，则是提出请求的个人的名称。

iii。使记录可用并付款记录

除了已发布的假期外，公共记录可在正常工作时间内进行检查，该大学将在请求后的合理时间内提供记录副本。记录不能总是根据需要进行检查或复制。实际上，必须在允许检查或复制之前审查记录并删除非公开信息。将记录提供给请求者的记录时间将取决于所请求的记录数量，记录的位置，存储记录的媒介，法律审查的需求以及需要编辑信息。档案服务主任根据R.C.担任大学记录官§149.33（b），并负责制定一项高效且经济的计划，以保留大学记录的保留，处置和破坏

大学可能需要预付与生产副本相关的成本，包括复制和邮寄费用。大学可能只收取其生产记录副本的实际成本。

iv。拒绝记录中包含的记录或信息

在制作公共记录进行检查或复制时，大学应将任何修订的通知请求者通知请求者或清晰可见。只要根据适用法律授权，就可以进行修订（即删除信息）。例如，在发布文档之前，应将社会安全号码从文档中删除。此外，大多数学生教育记录和包含知识产权或商业秘密的记录都不披露。

如果最终部分或全部拒绝了记录，则大学应为请求者提供解释，包括法律权威，并阐明为什么未提供记录。如果以书面形式提供初始请求，则还应以书面形式提供解释。在拒绝全部或部分要求之前，应就任何适用的法律机构咨询总法律顾问办公室。

V.联系总法律顾问办公室

如果请求者在发布请求后的10个工作日内未收到大学的通讯，则鼓励他们致电330-972-7830与总法律顾问办公室联系。

发行：09/28/07