记录保留信息

149.33节(B)俄亥俄州修订的代码赋予了国家支持的高等教育机构董事会建立和管理各自机构的记录程序的全部权力。各委员会必须采用有效和经济的管理方法，以创建、使用、维护、保留、保存和处置各自机构的记录。

betway苹果阿克伦大学校董会，根据规定大学规则3359-11-11，已委任档案处处长为大学档案主任。档案服务负责大学的档案管理。如对档案管理有任何疑问，请联络档案处330-972-7670或archives@www.jamsic.com．

为了满足俄亥俄州修订代码下的要求，大学已经采用了一个UA记录保留时间表的组合IUC记录保存手册和大学具体记录系列。

以下摘自IUC记录手册，提供了关于记录保留的一些基本信息。

为什么我们关心保存和管理我们的记录?

因为它们是我们组织的机构记忆:

• 记录我们的管理决策
• 提供交易和事件的历史参考
• 提高我们组织的运作效率
• 演示法规遵从性
• 提供诉讼支持

所有记录都有一个生命周期，尽管有些记录比其他记录长。记录的创建、接收、使用和保存是出于有效的法律、财政或行政原因，虽然一些具有持久历史价值的记录将保存在档案中，但它们很可能在生命结束时被销毁。

留存率有五(5)大类:

• 无限期:保存期限不确定的记录是指具有重大行政、法律和/或财务价值的文件(包括电子邮件和其他电子记录);此外，它们具有持久的历史价值，因此可以被存档永久保存。
• 长期:具有长期保存期的记录是指具有重大行政、法律和/或财务价值的文档(包括电子邮件和其他电子记录)，其使用寿命通常超过十年。在保存期限届满后，如没有合法的保存，应尽快以适当的方式处置有关记录。
• 中级:具有中级或短期保留期的记录是具有重大行政、法律和/或财务价值的文件(包括电子邮件和其他电子记录)，具有确定的生命期，通常为十(10)年或更短。在保存期限届满后，如没有合法的保存，应尽快以适当的方式处置有关记录。
• 瞬态记录:瞬态或临时记录具有非常短暂的行政、法律或财政价值，一旦行政、法律或财政使用到期，如果没有法律持有，应以适当的方式处理。通常情况下，留存率不是固定的时间段，而是事件驱动的;它可能短至几个小时，也可能长至几天或几周。暂态/暂态记录可能包括但不限于:
  • 初稿(被取代时)
  • 备忘录(纸质的或电子邮件)有关安排活动的备忘录
  • 被指定为取代或更新的文件
  • 用户副本(非原始文件)
  • 路由滑落
• 非记录:非记录是指创建或接收的任何文件、设备或物品，无论其物理形式或特征如何，该文件、设备或物品不用于记录办公室的组织、职能、政策、决定、程序、操作或其他活动。非记录可能包括但不限于:
  • 个人通信
  • 非大学出版物
  • 其实®材料
  • 垃圾邮件/垃圾邮件
  • 目录
  • 期刊、书籍和其他图书馆资料
  • 教员论文(教员论文属于教员的财产，而不是学校的财产，因此不属于学校的记录;然而，在某些情况下，大学档案馆可能对收集教师论文感兴趣。)

值得注意的是，我们每天处理的大量文件都属于最后两类:短暂保留或非记录。当我们例行而适当地处理这些记录时，我们可以更有效地把精力花在管理那些需要我们注意的中期、长期和无限期保存的记录上。如果我们不以极短的保留期执行这些常规的记录处理，我们就会冒生成如此大量这些文件的风险，我们将无法有效地管理我们的重要记录。

在处理这些文件时，我们需要考虑他们在工作和家庭中如何处理“蜗牛邮件”:

• 审核文件内容;这可能意味着彻底阅读文档，但通常情况下，人们能够仅通过文档或主题行来判断:
  • 如果不是记录，那么立即将其扔进垃圾桶或回收站(纸质或电子);
  • 如果它是一个暂时的/暂时的记录，那么把它放在一个文件或子文件(纸质的或电子的)中，指定定期检查，并在允许的情况下尽快处理。